Основні причини створення запасів (позитивна роль запасів)
Таким чином, зниження запасу веде до збільшення ризику втрат від зупинки виробництва або відсутності товару у торгівлі.
Збільшення запасів збільшує здатність підприємства витримувати коливання попиту (непередбачуване зниження інтенсивності вихідного матеріального потоку). Йдеться також про страховий запас. Попит на товар схильний до коливань, які не завжди можна точно передбачити. Тому, якщо не мати достатнього страхового запасу, не виключена ситуація, коли платоспроможний попит не буде задоволений, тобто підприємець ризикує залишитись без товару в момент пред'явлення попиту та відпустити клієнта з грошима та без покупки.
Створення запасів необхідно у зв'язку з сезонним характером виробництва чи споживання деяких видів товарів, і навіть із сезонним характером транспортування.
Сезонний характер виробництва, наприклад, має продукцію сільського господарства. Так, урожай картоплі в Росії забирається на початку осені. Потоки цього коренеплоду йдуть по товаропровідних ланцюгах цілий рік. Отже, десь має накопичуватись запас.
Прикладом сезонного характеру споживання можуть бути шкільні товари, попит куди наприкінці серпня різко зростає. Запаси шкільних зошитів у товаропровідних системах у зв'язку з цим можуть накопичуватися вже з січня.
Знижки за купівлю великої партії товарів можуть стати причиною створення запасів. Припустимо, маючи стабільний продаж по 400 одиниць товару на місяць, підприємство оптової торгівлі закупувало товар у постачальника партіями по 200 одиниць (один раз на два тижні). Наступна партія завозилася після повної витрати попередньої.
Середній запас, очевидно, дорівнював 100 одиниць. Якось постачальник запропонував, а підприємство погодилося закуповувати та завозити товар партіями по 1200 одиниць за умови надання суттєвої знижки з ціни. Запас при цьому збільшився до 600 одиниць. Зниження запасу у разі веде до втрати знижок постачальника.
Збільшення запасів дозволяє знизити втрати від простоїв виробництва, що виникають через відсутність запасних частин. Планово-попереджувальний ремонт обладнання, як правило, здійснюється за графіками, відповідно до яких заготовляються необхідні запасні частини. Однак, крім планового ремонту, можуть виникати аварії та непередбачені поломки обладнання.
Відсутність запасів деталей у цій ситуації призведе до зупинення виробничого процесу. Особливо це важливо для підприємств з безперервним процесом виробництва, тому що в цьому випадку зупинка виробництва може коштувати занадто дорого.
Таким чином, зниження запасу запасних частин збільшує ризик втрат від зупинки виробництва.
Збільшення запасів дозволяє спростити управління виробничим чи торговим процесом. Створення запасів як у виробництві, так і в торгівлі дозволяє знизити вимоги до ступеня узгодженості в ланцюзі виробничих ділянок або між ланками товароруху та, відповідно, знизити витрати на організацію управління цими об'єктами.
Перелічені причини свідчать про те, що підприємці як у торгівлі, так і в промисловості змушені створювати запаси, тому що в іншому випадку виникають втрати та витрати, що зменшують прибуток. Однак збільшення запасів веде до зростання інших видів витрат, що також зменшує прибуток.
Рівень запасів на підприємстві повинен підбиратися таким, щоб сумарні витрати та втрати за всіма статтями були б мінімальними, тобто прибуток максимальний.